Pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalas: kas jį pildo, ką įrašyti, kokie dokumentai ir kiek saugoti (įsakymas Nr. 1K-040)

Individualios veiklos pajamų gavimo (uždirbimo) arba su tokiomis pajamomis susijusių išlaidų dokumentų duomenys į Pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą įrašomi ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos.
Šaltinis: Teisės aktų registras (e-TAR)

Apskaitos dokumentus, kuriais pagrindžiamos pajamos ir išlaidos, ir pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalus reikia saugoti dokumentų saugojimą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytą laiką, bet ne trumpiau kaip 10 metų; pasirinkus 30 procentų pajamų sumą vietoj patirtų išlaidų, išlaidų dokumentų saugoti neprivaloma (taisyklių 7 punktas).

Trumpai

Kas pildo: gyventojas, besiverčiantis individualia veikla (išskyrus veiklą pagal verslo liudijimą), privalo pildyti žurnalą, išskyrus naudojantį kasos aparatą ir pildantį kasos aparato kasos operacijų žurnalą; taikantis dvejybinį įrašą gali jo nepildyti, jei iš jo apskaitos registrų galima nustatyti mokesčiams apskaičiuoti reikiamus duomenis, o notarai, pildantys notarinį registrą, gali pildyti tik žurnalo išlaidų dalį (taisyklių 1-3 punktai). Taisyklės netaikomos ūkininkams ir žemės ūkio veikla besiverčiantiems gyventojams, kurie apskaitą tvarko pagal Žemės ūkio ministerijos nustatytą tvarką (įsakymo 2 punktas).
Principas: taikant pinigų principą įrašas daromas, kai pajamos faktiškai gaunamos, taikant kaupimo principą, kai jos uždirbamos, neatsižvelgiant į pinigų gavimą; su pajamomis susijusios išlaidos abiem atvejais įrašomos neatsižvelgiant į tai, ar jos apmokėtos (33 ir 37 punktai).
Įrašas: eilės numeris, data, dokumento data, pavadinimas ir numeris, operacijos turinys ir suma pajamų skiltyje arba vienoje iš išlaidų skilčių; pildoma chronologine tvarka, duomenys įrašomi ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos (6, 34, 38 ir 41 punktai).
Skiltys: išlaidas skaičiuojantis bendra tvarka pildo visas skiltis (išskyrus 3 punkte numatytą išimtį), o pasirinkęs 30 procentų pajamų sumą vietoj patirtų išlaidų pildo 1-5 skiltis (5 punktas).
Saugojimas: dokumentai ir žurnalai saugomi ne trumpiau kaip 10 metų (7 punktas).

Šį darbą Avokata atlieka jūsų DI asistente: prijunkite Claude ar ChatGPT ir paklauskite apie savo žurnalo įrašus. Paruošta užklausa.

Kas privalo pildyti pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą?

Žurnalo pildymą nustato Gyventojų, besiverčiančių individualia veikla (išskyrus gyventojus, įsigijusius verslo liudijimus), buhalterinės apskaitos taisyklės, patvirtintos finansų ministro 2003 m. vasario 17 d. įsakymu Nr. 1K-040; taisyklių priede pateiktas žurnalo pavyzdys. Įsakymas galioja nuo 2003 m. vasario 22 d., jį keitė dešimt įsakymų, o dabar galioja suvestinė redakcija nuo 2022 m. gegužės 11 d. (paskutinis pakeitimas įsakymu Nr. 1K-168).

Taisyklės taikomos nuolatiniams Lietuvos gyventojams, besiverčiantiems individualia veikla, ir nenuolatiniams gyventojams, veikiantiems per nuolatinę bazę Lietuvoje, abiem atvejais išskyrus veiklą, kuria verčiamasi įsigijus verslo liudijimą (taisyklių 1 punktas). Jos netaikomos ūkininkams ir gyventojams, kurie neįregistravę ūkininko ūkio verčiasi individualia žemės ūkio veikla, kai jie tvarko apskaitą pagal Žemės ūkio ministerijos nustatytą finansinės apskaitos tvarką (įsakymo 2 punktas).

Pagal taisyklių 3 punktą žurnalą privalo pildyti kiekvienas toks gyventojas, išskyrus naudojantį kasos aparatą ir pildantį kasos aparato kasos operacijų žurnalą, kurio formą, pildymo ir saugojimo tvarką nustato Valstybinė mokesčių inspekcija. Notarai, kurie pagal Notariato įstatymą pildo notarinį registrą, gali pildyti tik žurnalo išlaidų dalį.

Apskaita tvarkoma paprastuoju įrašu. Jei gyventojas taiko dvejybinį įrašą, jis gali žurnalo nepildyti, jei iš jo pildomų apskaitos registrų galima nustatyti mokesčiams apskaičiuoti reikiamus duomenis (2 punktas).

Kas verčiasi kelių rūšių individualia veikla, gali pildyti vieną žurnalą visoms rūšims arba atskirus žurnalus pagal rūšis (3¹ punktas). Kai vienas įsigijimo dokumentas pagrindžia kelių rūšių išlaidas, o žurnalai pildomi atskirai, išlaidas gyventojas paskirsto pats: pagal kiekvienos rūšies išlaidas (jei įmanoma) arba proporcingai kiekvienos rūšies pajamoms (40 punktas).

Popierinis ar elektroninis žurnalas?

Galima pasirinkti popierinį (atspausdintą) žurnalą arba elektroninę priemonę: Valstybinės mokesčių inspekcijos valdomos i.MAS sistemos Nuotolinių apskaitos paslaugų smulkiajam verslui posistemį (i.APS) ar kitą elektroninę priemonę, kurioje pildomas elektroninės formos žurnalas (3² punktas). Kelių rūšių veiklai galima naudoti vieną priemonę arba kiekvienai rūšiai skirtingą (3³ punktas).

Veiklos metu priemonę galima keisti iš popierinės į elektroninę ir atvirkščiai arba iš vienos elektroninės į kitą. Tada į apskaitą įtrauktų pajamų ir išlaidų likučius reikia perkelti į naują priemonę, o vienos rūšies veiklos pajamoms ir išlaidoms vienu metu galima naudoti tik vieną priemonę (3⁴ punktas).

Kuo skiriasi pinigų ir kaupimo principas?

Pajamos pripažįstamos faktišku jų gavimo momentu (pinigų apskaitos principu) arba tada, kai jos uždirbamos, neatsižvelgiant į pinigų gavimą (kaupimo apskaitos principu), vadovaujantis Gyventojų pajamų mokesčio įstatymu (4 punktas). Išlaidos, kurios pagal to įstatymo 18 straipsnį laikomos leidžiamais atskaitymais, pripažįstamos neatsižvelgiant į tai, ar jos apmokėtos. Pildymą taikant pinigų principą aprašo taisyklių III skyrius, taikant kaupimo principą IV skyrius:

	Pinigų principas	Kaupimo principas
Kada daromas įrašas	kai faktiškai gaunama pajamų arba kai turima išlaidų, susijusių su faktiškai gautomis pajamomis, nesvarbu, ar jos apmokėtos (33 punktas)	kai uždirbama pajamų, neatsižvelgiant į pinigų gavimą, arba kai turima išlaidų, susijusių su uždirbtomis pajamomis, nesvarbu, ar jos apmokėtos (37 punktas)
2 skiltis	pajamų (pinigų) gavimo data arba išlaidų data	pajamų uždirbimo data arba išlaidų data
Savo išrašyti dokumentai 3 skiltyje	8.2, 17.1-17.2, 21.1-21.2 arba 25.1-25.2 papunkčiuose nurodyti dokumentai arba iki 2014 m. balandžio 30 d. išrašytas pirkimo-pardavimo kvitas	8.2-8.3, 17.1-17.3, 21.1-21.3 arba 25.1-25.3 papunkčiuose nurodyti dokumentai, taigi ir PVM sąskaita faktūra, arba iki 2014 m. balandžio 30 d. išrašytas pirkimo-pardavimo kvitas
Vidaus dokumentai 3 skiltyje	inventorizacijos aktas, pažyma, kasos operacijų žurnalo mėnesio ataskaita ir kt.	tie patys ir ilgalaikio turto nusidėvėjimo skaičiavimo dokumentas
Išlaidų skiltys, kurias galima pavadinti savo nuožiūra	nuomos, reklamos, reprezentacinės, palūkanų, įrankių įsigijimo, darbo užmokesčio, valstybinio socialinio draudimo, privalomojo draudimo įmokos, privalomos rinkliavos, mokesčiai ir kt.	tos pačios ir ilgalaikio turto nusidėvėjimo (kiekvieno mėnesio), eksploatavimo, remonto, rekonstravimo

Ką įrašyti į kiekvieną skiltį?

Pirmame žurnalo lape nurodomas gyventojo vardas, pavardė, asmens kodas arba kitoks asmens tapatybės nustatymo numeris (jei žurnalą pildo nenuolatinis gyventojas, veikiantis per nuolatinę bazę Lietuvoje), gyvenamoji vieta ir veiklos pavadinimas (32 ir 36 punktai). Taisyklių priede pateiktame žurnalo pavyzdyje yra aštuonios numeruotos skiltys:

Eilės numeris.
Data.
Dokumento data, pavadinimas ir numeris: savo išrašyto dokumento, išlaidų dokumento arba vidaus dokumento.
Operacijos turinys: už ką gauta ar uždirbta pajamų (kokių prekių parduota, kokių paslaugų suteikta ir pan.) arba kokios rūšies išlaidų turėta.
Pajamų suma (eurais).
Prekių, medžiagų, žaliavų, detalių įsigijimo išlaidos ir jų įsigijimo dokumento duomenys.

7 ir 8 skilčių pavadinimai pavyzdyje neįrašyti, o 6-8 skiltys sujungtos bendra antrašte „Išlaidos ir (arba) leidžiami atskaitymai, susiję su individualios veiklos pajamų gavimu arba uždirbimu“. Likusias išlaidų skiltis gyventojas gali pavadinti savo nuožiūra pagal su savo veikla susijusias išlaidas ir atitinkamai jas pildyti (34.7 ir 38.7 papunkčiai).

Darydamas įrašą, sumą gyventojas įrašo tik pajamų skiltyje arba vienoje iš išlaidų skilčių (34.8 ir 38.8 papunkčiai). Pasikeitus aplinkybėms (pirkėjas grąžina prekes ar pan.), jis išrašo patikslinamąjį apskaitos dokumentą pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo 15 straipsnį ir Mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisykles, o grąžinęs pinigus pirkėjui įrašo sumą 5 skiltyje su minuso ženklu (34.5 ir 38.5 papunkčiai). Pajamos, gautos ne iš individualios veiklos, pavyzdžiui, pardavus ne individualios veiklos turtą, į žurnalą neįrašomos (42 punktas).

Kas daroma mokestinio laikotarpio pabaigoje?

Gyventojų pajamų mokesčio mokestinio laikotarpio pabaigoje gyventojas atlieka inventorizaciją, kad nustatytų neparduotų prekių, gaminių, nesunaudotų medžiagų, žaliavų ir detalių likutį. Ji įforminama laisvos formos dokumentu, kuriame nurodomas kiekis, įsigijimo kaina ir suma (34.6 ir 38.6 papunkčiai). Taikant pinigų principą, jei pirkėjai iki mokestinių metų pabaigos neatsiskaitė už prekes ar savos gamybos produkciją, kurioms išrašyta sąskaita faktūra, dar surašoma pažyma su tų prekių įsigijimo išlaidomis ir gaminių savikaina (34.6 papunktis). Inventorizacijos dokumento ir pažymos duomenys įrašomi į 6 skiltį su minuso ženklu, o kito mokestinio laikotarpio pradžioje daromas toks pat įrašas su pliuso ženklu.

Tada gyventojas atskirai sudeda pajamų skilties ir kiekvienos išlaidų skilties duomenis ir pasirašo suminę eilutę. 5 skiltyje gaunama pajamų iš konkrečios individualios veiklos rūšies suma, o susumavus išlaidų skilčių galutines sumas, gaunama leidžiamų atskaitymų suma. Šios sumos naudojamos pildant metinę pajamų mokesčio deklaraciją (35 ir 39 punktai). Jei įrašų daug, per mokestinį laikotarpį galima daryti tarpinių sumų įrašus kas mėnesį, ketvirtį ar pusmetį (43 punktas).

Kokiais dokumentais pagrindžiami įrašai?

Gyventojas, besiverčiantis individualia veikla (išskyrus notarus, antstolius ir advokatus), naudoja sąskaitą faktūrą, PVM sąskaitą faktūrą, kasos aparato kvitą ir kitus apskaitos dokumentus (mokėjimo pavedimus, pinigų priėmimo kvitus ir pan.) (8 punktas). Pirkėjui jis privalo išrašyti ir išduoti vieną iš pirmųjų trijų dokumentų, jeigu Kasos aparatų diegimo ir naudojimo tvarkos apraše nenustatyta kitaip (9 punktas):

kas nėra PVM mokėtojas ir nenaudoja kasos aparato, pardavimą įformina sąskaita faktūra (13 punktas);
PVM mokėtojas privalo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, išskyrus Mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisyklių 19 punkte nustatytus atvejus (14 punktas);
kas naudoja kasos aparatą, privalo išduoti kasos aparato kvitą, o pirkėjo prašymu ir sąskaitą faktūrą (jei nėra PVM mokėtojas) arba PVM sąskaitą faktūrą (jei yra PVM mokėtojas) (15 punktas).

Notarams, antstoliams ir advokatams taisyklės nustato atskirus dokumentų sąrašus (17, 21 ir 25 punktai), pavyzdžiui, grynųjų pinigų priėmimo kvitą, antstolio kvitus ar sąskaitą už teisines paslaugas.

Perkant žemės ūkio produkciją iš ją išauginusio gyventojo (kuris nėra PVM mokėtojas ir kuriam netaikoma kompensacinio PVM tarifo schema) arba daiktus iš gyventojo, kuris nėra PVM mokėtojas ir nesiverčia individualia veikla, gyventojas privalo išrašyti sąskaitą faktūrą. Išimtis taikoma, kai atsiskaitant naudojamas kasos aparatas ir perkamų miško gėrybių (grybų, uogų, riešutų, vaistažolių) kaina neviršija 100 eurų arba kitų perkamų daiktų kaina neviršija 60 eurų (30 punktas).

Išlaidos turi būti pagrįstos dokumentais, atitinkančiais Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo 18 straipsnio 8 ir 9 dalis (31 punktas). Pagal 8 dalį dokumentuose turi būti visa Finansinės apskaitos įstatyme ir kituose teisės aktuose numatyta privaloma informacija, jeigu Vyriausybė ar jos įgaliota institucija nenustato, kad tam tikra informacija nėra būtina; pagal 9 dalį, įsigyjant prekes ar paslaugas iš užsienio vienetų ir gyventojų, išlaidas galima pagrįsti jų surašytais dokumentais, jeigu iš šių dokumentų galima nustatyti ūkinės operacijos turinį. Kasos aparato kvitu išlaidas galima pagrįsti tik tada, kai prekių ar paslaugų vertė (įskaitant PVM) neviršija 290 eurų.

Pasirinkęs vietoj patirtų išlaidų atimti sumą, lygią 30 procentų gautų (uždirbtų) individualios veiklos pajamų, gyventojas neprivalo turėti išlaidų pagrindimo dokumentų (31 punktas). Šis būdas netaikomas, kai individualios veiklos pajamas ar jų dalį gyventojas gauna iš su darbo santykiais ar jų esmę atitinkančiais santykiais susijusio asmens (Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo 18 straipsnio 12 dalis).

Kiek laiko saugoti dokumentus ir žurnalą?

Apskaitos dokumentai, kuriais pagrindžiamos pajamos ir išlaidos, ir pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalai saugomi dokumentų saugojimą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytą laiką, tačiau ne trumpiau kaip 10 metų (7 punktas). Pasirinkęs 30 procentų sumą pagal Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo 18 straipsnio 12 dalį, gyventojas neprivalo saugoti išlaidas pagrindžiančių dokumentų.

Naudojęsis elektronine priemone, gyventojas to laikotarpio dokumentus arba popierinių dokumentų skaitmenines kopijas gali saugoti joje. Tada jis privalo užtikrinti jų kilmės autentiškumą (prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo tapatybės tikrumą), turinio vientisumą (duomenys nekeisti, išskyrus techninių klaidų taisymą) ir įskaitomumą popieriuje arba ekrane.

Kaip taisyti klaidą žurnale?

Pagal 45 punktą klaida, pastebėta iki metinės pajamų mokesčio deklaracijos pateikimo dienos, taisoma perbraukiant klaidingą tekstą ar skaičių taip, kad jį būtų galima perskaityti, ir įrašant teisingą; šalia pasirašoma ir nurodoma taisymo data. Klaidą, pastebėtą po deklaracijos pateikimo, gyventojas ištaiso surašydamas buhalterinę pažymą ir patikslina metinę deklaraciją. Elektroninėje priemonėje klaidingas dokumentas ar įrašas anuliuojamas nurodant taisymo datą ir priežastį ir sukuriamas naujas teisingas; anuliuoti dokumentai ar įrašai saugomi ne trumpiau kaip 10 metų.

Ką tai reiškia praktiškai?

Dirbu pagal verslo liudijimą. Ar man reikia šio žurnalo? Šios taisyklės veiklai, kuria verčiamasi įsigijus verslo liudijimą, netaikomos (1 punktas). Kuo skiriasi veikla pagal pažymą ir pagal verslo liudijimą, rašome puslapyje Individuali veikla.

Sąskaitą išrašiau gruodį, o klientas sumokėjo sausį. Kada įrašyti pajamas? Taikant pinigų principą įrašas daromas, kai pinigai faktiškai gauti, ir 2 skiltyje nurodoma jų gavimo data (33 ir 34 punktai). Taikant kaupimo principą įrašoma, kai pajamos uždirbtos, neatsižvelgiant į pinigų gavimą (37 punktas). Abiem atvejais dokumento duomenys įrašomi ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos (41 punktas).

Pasirinkau 30 procentų išlaidų be dokumentų. Ką pildyti? Žurnalo 1-5 skiltis (5 punktas); išlaidų pagrindimo dokumentų turėti ir saugoti neprivaloma (7 ir 31 punktai).

Ar galima žurnalą pildyti tik i.APS sistemoje? Taip, i.APS yra viena iš elektroninių priemonių, kurias galima pasirinkti, o veiklos metu priemonę galima pakeisti, perkėlus likučius (3² ir 3⁴ punktai).

Klaidą pastebėjau jau pateikęs deklaraciją. Ką daryti? Surašyti buhalterinę pažymą ir patikslinti metinę pajamų mokesčio deklaraciją (45 punktas).

Susiję puslapiai

Kaip šis puslapis buvo surinktas

Įrašyti Avokata atsakymai: devyni įrankių iškvietimai, 2026-11-04

Klausimas: „Pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalas (1K-040)“

check_validity ir get_document įsakymui Nr. 1K-040: galiojimas, redakcijos ir 55 teksto vienetų turinys.
Šeši read_paragraphs skaitymai: visas įsakymo ir taisyklių tekstas su priedu, redakcija 2026-11-04.
read_paragraphs Gyventojų pajamų mokesčio įstatymo 18 straipsniui, redakcija 2026-11-04.

Teisės aktų tekstas patikrintas 2026-11-04.

Kaip tą patį paklausti savo asistento

Nukopijuokite į Claude ar ChatGPT, kai Avokata prijungta

Patikrink mano individualios veiklos pajamų ir išlaidų apskaitos žurnalą pagal finansų ministro
įsakymu Nr. 1K-040 patvirtintas taisykles: ar įrašai atitinka mano taikomą principą (pinigų ar
kaupimo), ar užpildytos reikiamos skiltys ir ar išlaidos pagrįstos tinkamais dokumentais. Cituok punktus.
Principas ir išlaidų skaičiavimo būdas: [įrašykite]
Įrašai: [įklijuokite kelias žurnalo eilutes]

Prijungimas: pasakykite asistentui „Perskaityk https://avokata.com/start.md ir sek prisijungimo instrukcijas“. Daugiau: prijungimo puslapis.

Ribos

Tai šaltiniai, ne teisinė konsultacija. Puslapis neaprašo, kaip pasirenkamas pinigų ar kaupimo principas ir kaip apskaičiuojamas pajamų mokestis; Kasos aparatų diegimo ir naudojimo tvarkos aprašo ir Mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo taisyklių tekstas čia nenagrinėtas. Registro redakcijų sąrašas paskutinį kartą sutikrintas 2026-10-12.