Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Sprendimus dėl trumpai ar ilgai saugomų dokumentų saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, o dėl nuolat saugomų dokumentų – valstybės archyvas, kuriam jie perduodami (46 punktas).
Šį darbą Avokata atlieka jūsų DI asistente: prijunkite Claude ar ChatGPT ir paklauskite apie savo situaciją. Paruošta užklausa.
Kokia taisyklių redakcija galioja?
Taisykles Lietuvos vyriausiasis archyvaras patvirtino 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, vadovaudamasis Dokumentų ir archyvų įstatymu; jos galioja nuo 2011 m. liepos 16 d. Taisyklės išdėstytos nauja redakcija 2019 m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. VE-68, o įsakymas nauja redakcija nuo 2022 m. lapkričio 5 d. Avokata saugo 7 redakcijas; šiandien taikoma redakcija nuo 2025 m. spalio 31 d., būsimų redakcijų registre nėra.
| Data | Įsakymas | Kas keitėsi | Šaltinis |
|---|---|---|---|
| 2025-10-31 | Nr. VE-21 | Neteko galios 3.16 papunktis (viena iš sąvokų) | 3 punkto pakeitimų įrašai |
| 2024-10-01 | Nr. VE-49 | Neteko galios 5.3 papunktis dėl apskaitos dokumentų derinimo | 5 punkto pakeitimų įrašai |
Įsakymų pakeitimams Avokata palyginimas punktų neįvardija, todėl pakeitimai čia nurodyti iš taisyklių teksto pakeitimų įrašų.
Už ką atsako įstaigos vadovas?
Už įstaigos dokumentų valdymo ir išsaugojimo organizavimą atsako įstaigos vadovas (4 punktas). Be Dokumentų ir archyvų įstatyme nustatytų funkcijų, jis:
- paskiria asmenis, atsakingus už informacinės sistemos administravimą, saugą ir apskaitos dokumentų derinimą;
- nustato, kurie dokumentai registruojami dokumentų registruose, o kurie informacinėje sistemoje;
- sprendžia, ar dokumentai sisteminami pagal bylas (bylų dokumentacijos planas), ar pagal funkcijas (funkcijų dokumentacijos planas);
- nustato, kurie ilgai saugomi dokumentai sutvarkomi ir įrašomi į apskaitą;
- prireikus sudaro dokumentų ekspertų komisiją.
Apskaitos dokumentus įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, derina su tuo archyvu, paprastai Elektroninio archyvo informacinės sistemos (EAIS) priemonėmis, o kitos įstaigos su savininko teises įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga (5.1 ir 5.2 papunkčiai).
Kaip registruojami dokumentai?
- Įstaigos parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose ar informacinėse sistemose, registracijos numeris registruose suteikiamas iš eilės (9 punktas).
- Registruojama vieną kartą, paprastai tą dieną, kai dokumentai gaunami, pasirašomi ar patvirtinami; automatizuotai registruojant tą parą; dokumentai registruojami kalendoriniais metais (10 punktas).
- Informacinės sistemos registrų įrašai turi būti autentiški ir patikimi, o prieigos kontrolė turi leisti nustatyti registravusį asmenį (16 punktas).
- Gauta korespondencija priimama ir paskirstoma vadovo nustatyta tvarka; vokas paliekamas tik kai siuntėjo adresas yra tik ant jo ar pašto antspaudas reikalingas datai įrodyti; ne pagal kompetenciją gauti dokumentai persiunčiami ar grąžinami (17 punktas).
Kaip sudaromas dokumentacijos planas ir bylos?
Bylų dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais ir teikiamas derinti likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos; per metus atsiradus nenumatytų dokumentų, rengiamas plano papildymų sąrašas (34 punktas). Dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka, o teisės aktai kartu su patvirtintais dokumentais priskiriami atskiroms byloms pagal rūšis ir saugojimo terminus (33 punktas).
Bylos gyvavimo ciklas
- Sudarymas: byla numatoma dokumentacijos plane, nurodant atsakingą padalinį ar darbuotoją (26 ir 34 punktai).
- Užbaigimas: pasibaigus metams nebetęsiamos bylos užbaigiamos ir sutvarkomos: tikrinamas dokumentų sisteminimas, registrai priskiriami byloms, tikslinamos antraštės ir chronologinės ribos (63 punktas).
- Saugojimas: terminas skaičiuojamas metais nuo bylos užbaigimo metų pabaigos, o sąlyginis terminas (pavyzdžiui, nuo sutarties nutraukimo) įvykus sąlygai (48 punktas).
- Vertinimas: dokumentus vertina funkciją atliekantys padaliniai kartu su už dokumentų tvarkymą atsakingais darbuotojais (47 punktas).
- Naikinimas: dokumentai naikinami vadovui patvirtinus suderintą naikinimo aktą, ir taip, kad informacija nebūtų atpažįstama (57 punktas).
Saugojimo terminai nustatomi pagal juos nustatančius teisės aktus, o jei terminas nenustatytas, pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį (42 punktas). Trumpai saugomi dokumentai saugomi iki 25 metų, ilgai saugomi nuo 26 iki 100 metų (3.14 ir 3.18 papunkčiai).
Kokios taisyklės taikomos privačioms įmonėms?
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (įsakymas Nr. V-152, redakcija nuo 2020 m. birželio 30 d.) taikomos tiems įmonių ir organizacijų dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, ir tiek, kiek jų nereglamentuoja kiti teisės aktai (1 ir 3 punktai).
| Klausimas | Taisyklė privačiai įmonei | Šaltinis |
|---|---|---|
| Registravimas | registruose pagal rūšį, sudarytoją, temą ar kitą požymį; esant nedidelei apyvartai galima viename bendrame registre; registre vienų kalendorinių metų dokumentai | V-152 6 punktas |
| Dokumentacijos planas | vadovo sprendimu gali būti rengiamas kasmet | V-152 7.1 papunktis |
| Saugojimo terminai | pagal teisės aktus, o kai nenustatyti, pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį vadovo tvirtinamu dokumentu | V-152 10 punktas |
| Bylos | iš vienų kalendorinių metų dokumentų, pagal saugojimo terminus; priedai laikomi prie pagrindinių dokumentų | V-152 12 ir 14 punktai |
| Užbaigtų bylų tvarkymas | praėjus vieniems metams po užbaigimo | V-152 15 punktas |
Skaitmeninės kilmės dokumentus privačioms įmonėms rekomenduojama tvarkyti ir saugoti pagal V-118 taisykles ir Dokumentų saugojimo taisykles (V-152 4 punktas).
Ką sako teismai?
Avokata citavimų duomenimis (užklausa 2026 m. lapkričio 3 d.), teismų aktų, kurie būtų susieti su šiomis taisyklėmis, šiuo metu nėra. Taisyklės taikomos per Dokumentų ir archyvų įstatymą, kuriuo jos grindžiamos.
Ką tai reiškia praktiškai?
Gavome raštą vakare, ar galime jį užregistruoti rytoj? Taisyklėse nustatyta registruoti paprastai tą dieną, kai dokumentas gaunamas, o registruojant automatizuotai tą parą, nebent kiti teisės aktai nustato kitaip (10 punktas).
Iki kada pateikti kitų metų dokumentacijos planą? Derinti jį reikia pateikti likus dviem mėnesiams iki einamųjų metų pabaigos (34 punktas).
Ar galime sunaikinti senas personalo bylas? Trumpai ar ilgai saugomų dokumentų naikinimą sprendžia įstaigos vadovas, patvirtindamas suderintą naikinimo aktą, kai baigėsi saugojimo terminas; nuolat saugomus dokumentus sprendžia valstybės archyvas (46 ir 57 punktai).
Esame UAB. Ar mums privalomas dokumentacijos planas? Pagal V-152 taisykles planas rengiamas vadovo sprendimu, tačiau dokumentus reikia registruoti ir saugoti teisės aktuose nustatytais terminais (V-152 6, 7 ir 10 punktai).
Kaip tą patį paklausti savo asistento
Nukopijuokite į Claude ar ChatGPT, kai Avokata prijungta
Esu [dokumentų valdymo specialistas / raštinės vedėjas / įmonės vadovas] [valstybės įstaigoje / privačioje įmonėje].
Klausimas: [registravimas / dokumentacijos planas / saugojimo terminas / naikinimas / bylų tvarkymas].
Ką nustato Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (V-118) arba privačių juridinių asmenų taisyklės (V-152)?
Cituok punktus.Prijungimas: prijungimo puslapis.
Ribos
Tai šaltiniai, ne teisinė konsultacija. Puslapis remiasi V-118 taisyklių 1–5, 9, 10, 16, 17, 33, 34, 42, 45–48, 56, 57, 62 ir 63 punktais ir V-152 taisyklių 1–15 punktais; neaptariami funkcijų dokumentacijos plano ypatumai, metaduomenys, elektroninių dokumentų reikalavimai, bylų apyrašai, dokumentų perdavimas archyvams ir konkretūs dokumentų saugojimo terminai, kuriuos nustato kiti teisės aktai.