Pagrindiniai dokumento metaduomenys yra šie: 10.1. dokumento sudarytojo pavadinimas; 10.2. dokumento pavadinimas; 10.3. dokumento data; 10.4. dokumento registracijos numeris; 10.5. gavėjas (jei dokumentas siunčiamas); 10.6. dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).
Taisyklių redakcija galioja nuo 2020 m. sausio 1 d. (įsakymas Nr. VE-41); palyginus 2025 m. sausio 1 d. ir 2027 m. birželio 30 d. tekstus, pakeitimų nėra, o naujesnės redakcijos registre nėra (Avokata redakcijų duomenys, užklausa 2026 m. lapkričio 3 d.).
Šį darbą Avokata atlieka jūsų DI asistente: prijunkite Claude ar ChatGPT ir paklauskite apie savo dokumentą. Paruošta užklausa.
Kam taikomos taisyklės?
Taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių ir valstybės įgaliotų asmenų dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus (1 punktas). Jos netaikomos dokumentams, kurių formą ir struktūrą nustato ES institucijų dokumentai, tarptautiniai standartai ar susitarimai. Privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims taisyklės yra rekomendacinės, išskyrus dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai (2 punktas). Teisės aktų projektai rengiami pagal Teisėkūros pagrindų įstatymą ir teisingumo ministro patvirtintas Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijas (3 punktas).
Taisyklėse yra šeši skyriai: bendrosios nuostatos, dokumento struktūros elementai, rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys, vaizdo ir garso dokumentai, įrašai ir baigiamosios nuostatos; prie jų pridėtos struktūros elementų išdėstymo schemos. Avokata saugo 5 taisyklių redakcijas.
Kokie yra pagrindiniai dokumento rekvizitai?
Dokumento struktūrą sudaro tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys ir autentiškumo bei vientisumo patvirtinimo duomenys. Šie elementai privalomi (6 ir 7 punktai): popieriniame dokumente visi jie užfiksuojami turinyje, o elektroniniame dokumente tekstas yra turinyje, kiti elementai gali būti turinyje arba informacinėje sistemoje.
Viršuje cituojamas 10 punktas. Kaip užpildyti kiekvieną metaduomenį:
| Metaduomuo | Kaip rašoma |
|---|---|
| Sudarytojo pavadinimas | turi atitikti teisės aktais įteisintą įstaigos, padalinio, kolegialaus vieneto ar pareigybės pavadinimą (11 punktas) |
| Dokumento pavadinimas | dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, protokolas, aktas) ir antraštė; siunčiamuosiuose dokumentuose gali būti tik antraštė (12 punktas) |
| Data | registravimo data; skaitmenų grupėmis su brūkšneliais ir nuliu prieš vienaženklį skaičių (2019-06-05) arba mišriuoju būdu be nulio (2019 m. kovo 5 d.) (13 punktas) |
| Registracijos numeris | unikalus numeris, suteiktas įstaigos vadovo nustatyta tvarka; turinyje prieš jį rašoma santrumpa „Nr.“ (14 punktas) |
| Gavėjas | nurodomas siunčiamame dokumente; įstaigos ar asmens pavadinimas rašomas naudininko linksniu (15 punktas) |
| Sudarytojo duomenys | siunčiamuosiuose dokumentuose: teisinė forma, buveinė, juridinio asmens kodas ir registras pagal Civilinio kodekso 2.44 straipsnį (16 punktas) |
Jei dokumentą sudaro kelios įstaigos, registracijos numeris susideda iš jų registracijos numerių, atskirtų pasviruoju brūkšniu (14 punktas).
Kada reikia parašo ar elektroninio parašo?
Autentiškumas ir vientisumas patvirtinami parašu, elektroniniu parašu, elektroniniu spaudu arba kitomis technologijomis, pavyzdžiui, elektroninėmis laiko žymomis (17 punktas). Pasirašant nurodomos pasirašančio asmens pareigos, vardas ir pavardė.
Tik parašas arba elektroninis parašas (21 punktas):
- kolegialaus vieneto, vienasmenio subjekto ar kelių subjektų teisės aktai;
- sutartys ar susitarimai, išskyrus tuos, kurie įstatymų nustatyta tvarka gali būti nepasirašomi;
- individualūs administraciniai aktai;
- užsienio korespondentams siunčiami juridinius faktus patvirtinantys dokumentai;
- atstovavimo įstaigai dokumentai (įgaliojimai, ieškiniai, išvados ir kiti).
Bet kuris 17 punkto būdas tinka tarnybiniams pranešimams, prašymams ir paraiškoms, leidimams, pažymoms, sąmatoms, žiniaraščiams ir suvestinėms (22 punktas).
Oficialiesiems elektroniniams dokumentams pasirašyti ir derinti tarp įstaigų naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir kvalifikuotos laiko žymos, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip (19 punktas).
Kai dokumentą pasirašo keli asmenys, parašai išdėstomi vienas po kitu. Pasirašomas vienas egzempliorius, o kai sudarytojai yra keli juridiniai asmenys, tiek egzempliorių, kiek yra sudarytojų (40 ir 41 punktai).
Kaip patvirtinti dokumento kopiją?
Tikrumo žyma naudojama, kai kitai įstaigai ar asmeniui išduodamos kopijos, išrašo ar nuorašo tikrumą reikia patvirtinti (36 punktas):
- Žodžiai: „Kopija tikra“, „Nuorašas tikras“ ar kiti tikrumą patvirtinantys žodžiai.
- Parašas ir data: pasirašo įgaliojimus tvirtinti turintis darbuotojas, nurodoma data.
- Keli lapai: kiekvieno lapo apačioje rašoma „Kopija tikra“ ir pasirašoma.
- Vieta: žyma dėstoma kopijos, išrašo ar nuorašo pabaigoje.
- Elektroninis nuorašas: oficialiojo elektroninio dokumento elektroninis nuorašas ar išrašas tvirtinamas kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Specialioji žyma nurodo dokumento būseną, pavyzdžiui, „Projektas“, „Išrašas“, „Kopija“ (28 punktas). Išraše pateikiama reikalinga dokumento teksto dalis su sudarytoju, pavadinimu, data, registracijos numeriu ir pasirašiusio asmens duomenimis, o nuoraše visas dokumento turinys (38 punktas).
Teksto ir papildomų žymų reikalavimai
- Tekstas: dėstomas laisva forma arba skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir papunkčiais. Skyriai žymimi romėniškais skaitmenimis su žodžiu „skyrius“ didžiosiomis raidėmis (pvz., I SKYRIUS) ir turi pavadinimus. Tekstas rengiamas laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos, prireikus gali būti rengiamas užsienio kalba (24 punktas).
- Papildomi metaduomenys: specialioji žyma, priedo žyma, gavimo duomenys, užduotis (rezoliucija), gauto dokumento nuoroda, derinimo, supažindinimo, tvirtinimo ir tikrumo žymos, dokumento rengėjo nuoroda (25 punktas). Popieriniame dokumente jie dėstomi turinyje, elektroniniame dokumente turinyje arba informacinėje sistemoje (26 punktas).
- Priedo žyma: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas ir (ar) numeris bei žodis „priedas“, pavyzdžiui, „Priedas Nr. 1“ (29 punktas).
- Gauto dokumento nuoroda: atsakomajame dokumente rašoma „Į“, gauto dokumento data ir numeris, pavyzdžiui, „Į 2019-05-22 Nr. AK-847“ (32 punktas).
- Derinimo ir tvirtinimo žymos: derinimo žymą sudaro žodis „suderinta“ ar „nesutinku“, parašas ir data; vadovo tvirtinimo žymą sudaro žodis „tvirtinu“ ir vadovo parašas (33 ir 35 punktai).
- Popierinis dokumentas: kraštinėje paliekama 30 mm paraštė, kelių lapų dokumento lapai numeruojami, o į atskirą lapą negalima perkelti vien parašo (43-45 punktai).
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės ir raštvedyba
Ieškantiems raštvedybos taisyklių: dokumentų rengimą ir tvarkymą įstaigose nustato dvejos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymais patvirtintos taisyklės. Dokumentų rengimo taisyklės (Nr. V-117) nustato, kaip dokumentas parengiamas. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Nr. V-118) nustato įstaigų dokumentų tvarkymo ir apskaitos bei dokumentų informacinių sistemų funkcijų ir metaduomenų valdymo bendruosius reikalavimus; jos taip pat galioja nuo 2011 m. liepos 16 d., o Avokata saugo 7 jų redakcijas.
Privačioms įmonėms ir nevyriausybinėms organizacijoms skirtos atskiros Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Nr. V-152). Jos nustato bendruosius reikalavimus tiems veiklos dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, ir taikomos tiek, kiek šių dokumentų nereglamentuoja kiti teisės aktai (1 ir 3 punktai).
Ką tai reiškia praktiškai?
Esame UAB. Ar privalome laikytis Dokumentų rengimo taisyklių? Privatiems juridiniams asmenims jos rekomendacinės, išskyrus dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai (2 punktas). Tokiems dokumentams taikomos ir Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės.
Kaip patvirtinti dokumento kopiją? Kopijos pabaigoje parašykite „Kopija tikra“, įgalioto darbuotojo parašą ir datą; jei lapų keli, žymą rašykite kiekvieno lapo apačioje (36 punktas).
Kaip teisingai parašyti datą rašte? Skaitmenimis su brūkšneliais (2019-06-05) arba mišriuoju būdu (2019 m. kovo 5 d.); dokumento data yra jo registravimo data (13 punktas).
Ar sutartį galima patvirtinti elektroniniu spaudu? Pagal taisykles ne: sutarčiai pasirenkamas parašas arba elektroninis parašas (21 punktas).
Kaip tą patį paklausti savo asistento
Nukopijuokite į Claude ar ChatGPT, kai Avokata prijungta
Rengiu [raštą / įsakymą / sutartį / pažymą] [įstaigos pavadinimas]. Kokius metaduomenis,
datos ir registracijos numerio formą ir kokį pasirašymo būdą reikalauja Dokumentų rengimo
taisyklių 10-45 punktai (redakcija šiandien)? Cituok punktus.Prijungimas: prijungimo puslapis.
Ribos
Tai šaltiniai, ne dokumentų valdymo konsultacija. Struktūros elementų išdėstymo schemos (1 ir 2 priedai), vaizdo ir garso dokumentų bei įrašų reikalavimai, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių ir privačių juridinių asmenų taisyklių turinys čia neperpasakoti.
Profesijai: Valstybės tarnautojams